Combinar correspondencia

Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2013 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos que cambian en cada carta según la persona.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc.

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: 

 Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

 Origen de datos.

Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal.  por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna.

PROCESO PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA PASO A PASO POR EL ASISTENTE

1. Paso 1: Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.
2. Clic pestaña Correspondencia en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, clic en  Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

3. En el panel elegir el tipo de documento que queremos generar  seleccionar Cartas. 

4. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

5. Paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Dejar seleccionada la primera opción

6. Clic en Siguiente para continuar con el paso 3

7. Paso 3 seleccionamos el origen de datos,  podemos utilizar una lista existente, o  contactos nuestros de Outlook, en este caso activar la opción Escribir una lista nueva 

8. Clic botón Crear para introducir los valores en la lista

9. Escribir la información del destinatario en la tabla.Para cada registro dar clic en nueva entrada

10- Clic en aceptar para guardar la base de destinatarios.

Nota: Si ya existe  la lista de destinatarios y se desea agregar o modificar la lista se debe seleccionarla opción Utilizar una lista existente y buscar el archivo que contiene el origen de datos o editar la lista de destinatarios.

11. Clic en Siguiente para continuar con el paso 4.

12. Paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo si no estaba escrito y añadir los campos de combinación. Posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación

13.Clic en Mas elementos y elegir de la lista el campo a insertar.

14. Clic en siguiente para continuar con el paso 5. 

15 Paso 5  muestra una vista previa de cada una de las cartas y podrá personalizarla. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente  Excluir al destinatario o Editar lista de destinatarios.

16. Para terminar hacer clic en Siguiente.

17.Clic en Editar cartas individuales,  en el cuadro de dialogo activar todos y aceptar

18. Guardar el archivo e imprimir.

PROCESO PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA CON LA PESTAÑA CORRESPONDENCIA

1.  Desde la pestaña correspondencia desplegar botón iniciar combinación de correspondencia

2. Clic opción carta y escribir la carta.

3. Desplegar botón seleccionar destinatarios

4. Opción escribir la nueva lista de destinatarios y guardarla o si existe abrir la lista existente

5. Desplegar el botón insertar campos combinados y seleccionar los campos en el lugar a insertar de la carta.

6. Clic en vista previa para ver resultados.

7. Desplegar el botón finalizar y combinar

8.  Clic opción editar documentos individuales.( En la opción Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta del resultado de la combinación en un correo electrónico.)

9. Activar todos, aceptar y guardar el archivo combinado.

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